RFID技能与传统的条形码比较，显着优势在于运用寿命长、安全性能好、信息存储量大、无线通信读取方法先进便利等许多优势，一起，RFID技能能够缓解传统的档案办理的压力，使档案办理员从繁琐而深重的工作中摆脱出来，依据RFID档案智能办理体系，将档案定位与导航、门禁体系、标签典藏、排架与盘点渠道、自助借还档案以及档案服务工作站等体系软件整合与优化，推进个性化的档案服务方法，完结便利而高效的档案馆事务办理形式。
在才智档案馆建设中，RFID前端技能能够完结对档案资料方位、格局、数量、内容等信息进行标识，对文献特点加工，辨认设备读取标识信息，RFID技能将档案上的电子标签扫描后，经过电子标签对档案区域进行定位，中心服务器担任核准信息，将答应阅览的档案信息传送到信息处理中心进行转码之后经过物联网和用户的端口实时进行页面导航，就能够获取档案的称号与编号等，完结人与档案、档案与档案之间的智能感知，便利读者自助查找。
首要，RFID体系经过扫描借阅者的个人信息，由此掌控每日来馆数量、进出馆的时刻等状况，依据数据统计剖析，做好档案馆的档案资源配置和同享，优化事务办理程序，进步工作功率。其次，门禁智能体系能够起到安全防控的效果，RFID体系生成数据上传到档案办理体系后，当使用这些带档案实行借阅手续后，门禁会智能感应辨认信息，若有特殊状况，门禁体系会主动报警，保证档案资料的安全。
传统的档案入库首要是以档案办理员人工操作为主，简单犯错而且时有录入档案数量与档案不符合的现象，给档案资料的保护与办理带来极大不便利。RFID作为流转办理介质增强了收藏档案的精准性，成功地完结档案除掉、档案移位更改、新档案入库等“一站式”事务办理流程完结传统“应然”收藏办理形式向现代“实然”收藏办理形式的转型，提高档案办理工作信息化脚步与工作功率。
RFID技能不同于传统的档案排架方法，它使得档案馆的排架方法更为便利灵敏，打破了档案馆楼层等时刻与空间的边界，经过RFID标签准确典藏定位的功用，有效地处理档案排错架、放乱架的问题，RFID手持阅览器能够快速读取十个以上的文献标签，经过无线网络传输到核算机上，核算机体系能够快速地感知档案馆收藏档案信息资源，保证档案信息的摆放与散布的准确性和可靠性。
RFID技能完结了档案馆全天候的服务功用，例如，开学季、考研季等借档顶峰，档案馆需求借阅排队等候，RFID技能缓解借阅的顶峰，在整个档案借阅和偿还过程中无需人工辅佐，高校用户完全能够受过自助服务机操作,还能够了解档案超时以及延时等状况，极大地增强了用户的爱好，进步了档案资源使用功率。
大数据布景下，档案信息资源和档案服务目标的类型与层次呈现出多样化的高要求。因而，档案馆应从用户需求动身，改造传统档案馆较低层次的“族群式”分众服务，进行用户实践需求剖析，细划用户类型，满意用户多元化的信息服务需求，然后展开分众式的档案使用服务。RFID技能的感知规模不只包含档案信息，还包含时刻、地址、用户状况及各种类型的传感器物联信息。经过对用户在移动档案馆中的行为轨道、服务需求进行预判，发现用户的喜爱，尽可能地复原移动档案环境下用户的行为形式、档案使用需求等，然后更好地为用户打造“私家定制”式的档案信息资源服务。
